در قراردادهای فیدیک، اخطارها کاغذبازی نیستند. آنها سازوکاریاند که زمان، هزینه، دستور و استحقاق از راه آن حفظ میشود. تیمی که با اخطارها سرسری برخورد کند ممکن است ادعای واقعی داشته باشد، اما مسیر قراردادی لازم برای طرح و استیفای آن را از دست بدهد.
نخستین انضباط، زمانبندی است. با وقوع هر رویداد، پیمانکار و کارفرما باید بیدرنگ مشخص کنند که آیا قرارداد اخطار میطلبد، آیا مهلت اسقاط حق اعمال میشود و چه اطلاعاتی باید درج گردد. صبرکردن تا زمان روشنشدن کامل اثر تجاری میتواند خطرناک باشد، زیرا بسیاری از تعهدات مربوط به اخطار از لحظهای آغاز میشوند که طرف از رویداد آگاه شده یا باید آگاه میشده است.
کاربردی نگهداشتن سوابق
یک اخطار کارآمد لازم نیست تمام ادعا را استدلال کند. باید رویداد را مشخص کند، آن را به بند مرتبط قرارداد پیوند دهد، استحقاق متأثر را محفوظ نگه دارد و توضیح دهد که جزئیات بیشتر در زمان دسترسی ارائه خواهد شد. سپس سوابق پشتیبان باید از راه گزارشهای روزانه، مکاتبات، عکسها، صورتجلسات، برنامههای زمانی بهروزشده و سوابق هزینه تکمیل شود.
مدیریت تغییرات نیز همین انضباط را میطلبد. دستورها باید تأیید کتبی شوند، تغییرات دامنه از توسعه طراحی تفکیک گردد و طرفین از اجرای تغییرات مهم تجاری بر پایه مفروضات غیررسمی بپرهیزند. هرگاه دستور مبهم باشد، مسیر ایمنتر آن است که بیدرنگ درخواست شفافسازی شود و اثر احتمالی زمانی یا هزینهای ثبت گردد.
مدیریت خوب ادعاها ذاتاً تقابلی نیست. این کار سابقهای مشترک میسازد که به هر دو طرف اجازه میدهد تا هنگامی که پروژه هنوز در جریان است، علت، اثر و استحقاق را درک کنند. همین سابقه اغلب تفاوت میان یک مذاکره قابل مدیریت و اختلافی پرهزینه است که چون واقعیتها در زمان لازم ثبت نشدهاند گران تمام میشود.